Tuomiokapitulin kirjaamo pystyy avaamaan ainakin seuraavat tiedostomuodot:

  • Microsoft Office –asiakirjat
  • RTF-tiedostomuoto .rtf
  • Adobe Acrobat .pdf
  • Corel Word Perfect .wpd
  • OpenOffice .odt, sxw

Muiden tiedostomuotojen tapauksessa on syytä ottaa yhteyttä tuomiokapituliin ennen asiakirjan lähettämistä. Mikäli liitettä ei saada avattua, lähettäjään otetaan yhteyttä.

Sähköinen asiointi

Asiakirjoja voi toimittaa tuomiokapituliin tuomalla ne aukioloaikoina virastoon tai lähettämällä ne postitse, sähköpostitse tai telefaksina. Helsingin hiippakunnan tuomiokapitulin kirjaamon sähköpostiosoite on helsinki.tuomiokapituli@evl.fi.

Asiakirjojen lähettäminen tuomiokapituliin on lähettäjän vastuulla. Sähköisen asioinnin osoitteeseen lähetetyistä viesteistä vastataan automaattisesti lähettäjälle. Muulla tavoin saapuneista asiakirjoista ilmoitetaan erikseen pyydettäessä. Asiakirjojen kirjaamiseen liittyviä asioita voi tiedustella tuomiokapitulin keskuksesta 09-2340 3000 viraston aukioloaikoina.

Sähköinen allekirjoitus

Viranomaiselle saapunutta sähköistä asiakirjaa ei tarvitse täydentää allekirjoituksella, jos asiakirjassa on tiedot lähettäjästä eikä viranomaisella ole syytä epäillä asiakirjan alkuperäisyyttä tai eheyttä. (Laki sähköisestä asioinnista 3.luku 9 §).

Niissä tapauksissa, joissa vaaditaan allekirjoitettua asiakirjaa, allekirjoitusvaatimuksen täyttää Lain sähköisestä asioinnista 18. luvussa tarkoitettu sähköinen allekirjoitus.

Tuomiokapituli pystyy todentamaan sähköisen allekirjoituksen ainakin Väestörekisterikeskuksen myöntämällä kansalaisvarmenteella allekirjoitetuista viesteistä. 

Hallintoasian voi aina laittaa vireille ilman allekirjoitusta. Mikäli asian laatu tai asiakirjan eheys vaatii allekirjoitusta, on asiakirja myöhemmin täydennettävä allekirjoituksella. Tällöin tuomiokapituli pyytää erikseen asiakirjan täydentämistä. 

Sähköisten viestien tietoturva

Toistaiseksi asiakirjojen lähettäminen tuomiokapitulin kirjaamoon salatussa muodossa ei ole mahdollista. Tästä syystä salaista tai salassa pidettävää tietoa sisältäviä asiakirjoja ei tule toimittaa tuomiokapituliin sähköpostilla.

Suositus sähköpostin liitetiedostoista

Asiakirjat suositellaan lähetettävän asiakirjamuotoisina sähköpostin liitetiedostoina (kelpoiset tiedostomuodot sivupalstalla). Ellei se ole mahdollista, asiakirjan voi kirjoittaa sähköpostiviestiin.

Päätösten tiedoksianto

Helsingin hiippakunnan tuomiokapituli ei anna päätöksiä tiedoksi sähköisessä muodossa.